Księgowość online

Księgowość online to model obsługi księgowej, w którym cały obieg dokumentów, komunikacja z biurem i dostęp do danych finansowych odbywa się przez Internet – bez konieczności osobistych wizyt, fizycznego dostarczania faktur czy czekania na miesięczne zestawienia.

Różnice w stosunku do tradycyjnej księgowości są fundamentalne. W modelu tradycyjnym właściciel firmy zbiera dokumenty, dostarcza je do biura w wyznaczonych terminach, a na efekty czeka kilka dni lub tygodni. Dostęp do bieżącej sytuacji finansowej jest ograniczony – trzeba zadzwonić lub przyjść. W modelu online wszystkie dokumenty trafiają do systemu na bieżąco – przez aplikację, e-mail lub automatyczne integracje z programami do fakturowania. Stan finansów firmy jest widoczny w czasie rzeczywistym.

Kolejna różnica to jakość raportowania. Tradycyjna księgowość opiera się głównie na deklaracjach i zestawieniach wymaganych przez organy podatkowe: Urząd Skarbowy, ZUS. Księgowość online, wspierana przez nowoczesne oprogramowanie analityczne, pozwala generować raporty zarządcze dopasowane do potrzeb właściciela – strukturę kosztów według kategorii, rentowność projektów lub produktów, przepływy gotówki, analizę należności i zobowiązań.

Ważny jest też element bezpieczeństwa. Dokumenty przechowywane w systemie online są archiwizowane i chronione – nie giną jak fizyczne faktury i nie trzeba martwić się o przechowywanie papierowej dokumentacji przez lata wymagane przepisami.

Dla właścicieli firm prowadzonych zdalnie lub wielomiejscowo księgowość online jest jedynym sensownym rozwiązaniem – daje pełną kontrolę nad finansami niezależnie od tego, gdzie się fizycznie przebywa.

Obsługujemy pełne spektrum podmiotów działających w Polsce – od najprostszych form działalności po złożone struktury wymagające zaawansowanej rachunkowości.

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPIR) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, rozliczenia VAT, obsługę ZUS i deklaracje roczne do Urzędu Skarbowego.

Dla spółek z o.o. prowadzimy pełne księgi rachunkowe, sporządzamy sprawozdania finansowe przekazywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), przygotowujemy sprawozdania zarządu, rozliczamy CIT i VAT, obsługujemy zobowiązania wobec ZUS w zakresie składek za pracowników i zleceniobiorców.

Obsługujemy też fundacje i stowarzyszenia, które mają specyficzne wymogi dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości, różne od podmiotów komercyjnych.

Dla firm zatrudniających pracowników prowadzimy pełną obsługę kadrowo-płacową: sporządzamy listy płac, obsługujemy zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS-ie, prowadzimy wirtualne teczki osobowe, pilnujemy obowiązkowych badań lekarskich i terminów urlopowych.

Ważne jest to, że mamy doświadczenie w obsłudze firm współpracujących z podmiotami zagranicznymi – zarówno w zakresie rozliczeń VAT w transakcjach unijnych i pozaunijnych, jak i dokumentacji wymaganej przy takich współpracach. To obszar, który sprawia trudności wielu biurom rachunkowym, a dla nas jest standardem.

SALDEO to nowoczesna platforma do zarządzania dokumentami i komunikacji z biurem rachunkowym w chmurze. Łączy funkcje archiwum dokumentów, systemu raportowania i narzędzia komunikacyjnego – wszystko dostępne przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.

Przesyłanie dokumentów jest maksymalnie uproszczone. Fakturę można przesłać przez aplikację mobilną (wystarczy zdjęcie), przez e-mail, przez bezpośredni upload na platformie lub – jeśli korzystasz z programu do fakturowania kompatybilnego z SALDEO – automatycznie, bez żadnych ręcznych czynności. System odczytuje dane z dokumentów (rozpoznawanie OCR), co przyspiesza ich przetwarzanie.

Po stronie raportowania SALDEO umożliwia generowanie zestawień finansowych w różnych przekrojach: według kontrahentów, kategorii kosztów, miesięcy, projektów. Raporty są dostępne w formie wykresów i tabel, co ułatwia szybką ocenę sytuacji finansowej firmy nawet osobom bez wykształcenia rachunkowego.

Ważna informacja dla firm objętych obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF): platforma SALDEO jest przygotowana do pracy w tym środowisku. Oznacza to płynne przejście na e-fakturowanie bez konieczności zmiany oprogramowania czy dostawcy usług.

Dostęp do danych ma wyłącznie właściciel firmy i upoważnieni pracownicy biura. Archiwum dokumentów jest zabezpieczone i dostępne przez cały czas współpracy, a po jej zakończeniu – przez okres wymagany przepisami. Dzięki temu masz pewność, że dokumentacja Twojej firmy jest bezpieczna i dostępna zawsze, gdy będzie potrzebna – np. przy kontroli z Urzędu Skarbowego lub ZUS-u.

Tak – obsługa kadrowo-płacowa jest pełnym elementem naszych usług, nie dodatkiem. Dla wielu firm zatrudniających pracowników lub współpracowników na różnych formach umów to jeden z ważniejszych obszarów, gdzie potrzebna jest dokładność i aktualność.

W zakresie kadr prowadzimy wirtualne teczki osobowe pracowników – zbiór dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu: umowy, zaświadczenia lekarskie, dokumenty o ukończeniu szkoleń BHP, oświadczenia podatkowe. Ewidencjonujemy urlopy wypoczynkowe i inne nieobecności, pilnujemy terminów obowiązkowych badań medycyny pracy.

W zakresie płac sporządzamy miesięczne listy płac uwzględniające wynagrodzenia podstawowe, premie, nadgodziny, zasiłki chorobowe i inne składniki. Naliczamy zaliczki na podatek dochodowy (PIT) odprowadzane do Urzędu Skarbowego oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przekazywane do ZUS-u.

Obsługujemy całą dokumentację ZUS związaną z zatrudnieniem: zgłoszenia pracowników (ZUS ZUA), wyrejestrowania (ZUS ZWUA), zmiany danych, zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. Generujemy dokumenty rozliczeniowe i przekazujemy je do ZUS-u w wymaganych terminach.

Obsługujemy też wypłaty zasiłków chorobowych i macierzyńskich – zarówno finansowanych przez pracodawcę (pierwsze dni zwolnienia), jak i przez ZUS.

Cała obsługa kadrowo-płacowa jest prowadzona online – pracownicy mogą mieć dostęp do swoich pasków płacowych, a właściciel firmy widzi na bieżąco koszty zatrudnienia i strukturę wynagrodzenia każdego pracownika.

Raporty analityczne to jeden z elementów, który faktycznie odróżnia nowoczesną księgowość online od tradycyjnej obsługi. Zamiast czekać na kwartalne zestawienie i próbować samemu interpretować kolumny liczb, masz dostęp do wizualnych dashboardów i raportów generowanych na bieżąco.

Standardowe raporty dostępne na platformie obejmują: strukturę kosztów firmy według kategorii (materiały, usługi zewnętrzne, koszty pracownicze, koszty biurowe, transport itp.), poziom przychodów w ujęciu miesięcznym i narastającym, analizę należności – kto i ile jest winien Twojej firmie, analizę zobowiązań – co musisz zapłacić i kiedy, przepływy gotówkowe (cash flow), a także raporty specjalistyczne, np. zużycie paliwa przez flotę samochodową, zakup towaru według dostawców.

Raporty są dostępne w formie graficznej (wykresy słupkowe, kołowe, liniowe) oraz w formie tabelarycznej do eksportu do arkusza kalkulacyjnego. Możesz porównywać okresy (miesiąc do miesiąca, rok do roku) i filtrować dane według wybranych parametrów.

Dla właściciela firmy kluczowe jest to, że nie trzeba mieć wykształcenia finansowego, żeby czerpać wartość z tych raportów. Wizualizacje pokazują trendy i anomalie w sposób intuicyjny – widać od razu, czy koszty rosną szybciej niż przychody, czy któryś kontrahent zalega z płatnościami dłużej niż zwykle, czy marża w danym miesiącu odbiegała od normy.

To jest fundament świadomego zarządzania finansami firmy – wiedza w czasie rzeczywistym zamiast zaskoczenia na koniec roku.

Tak – przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z priorytetów naszego biura i platforma, na której pracujemy, jest już gotowa do pracy w tym środowisku.

KSeF to rządowy system, przez który docelowo będą wystawiane i odbierane faktury VAT między przedsiębiorcami w Polsce. System wymaga, żeby każda faktura trafiała do centralnego repozytorium prowadzonego przez Ministerstwo Finansów – Krajową Administrację Skarbową. Faktury wystawiane poza KSeF-em nie będą uznawane za prawidłowe dokumenty dla celów podatkowych.

Dla właściciela firmy praktyczne znaczenie ma to, że platforma SALDEO, z której korzystamy, jest zintegrowana z KSeF-em. Oznacza to, że wystawianie faktur przez nasz system będzie automatycznie tworzyć dokumenty zgodne z wymaganiami KSeF-u, a odbieranie faktur od kontrahentów będzie odbywać się przez ten sam kanał.

Nie musisz inwestować w nowe oprogramowanie do fakturowania, szkolić pracowników ani zmieniać dostawcy usług. Jeśli korzystasz z naszej obsługi księgowej i platformy SALDEO, przejście na KSeF będzie transparentne – my zajmujemy się stroną techniczną.

Warto też wiedzieć, że KSeF zmienia sposób, w jaki Urząd Skarbowy ma dostęp do danych o transakcjach firm. Dla firm prowadzonych rzetelnie to neutralna lub pozytywna zmiana – lepsza automatyzacja rozliczeń VAT i szybszy zwrot podatku. Dla firm z nieścisłościami w dokumentacji – sygnał, że czas to uporządkować.

Bezpieczeństwo danych to jedno z pierwszych pytań, które zadają właściciele firm rozważający przejście na model obsługi online. Obawy są zrozumiałe – dokumenty finansowe zawierają wrażliwe dane dotyczące przychodów, kontrahentów, pracowników. Wyjaśnijmy, jak wygląda ochrona tych danych w praktyce.

Platforma SALDEO stosuje standardowe dla branży finansowej zabezpieczenia techniczne: szyfrowanie danych w transmisji (SSL/TLS), szyfrowanie danych w bazie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szczegółowe logi dostępów. Dane są przechowywane w centrach danych spełniających rygorystyczne normy bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego.

W zakresie RODO (przepisów o ochronie danych osobowych) biuro rachunkowe działa jako podmiot przetwarzający dane Twojej firmy. Podstawą jest umowa powierzenia przetwarzania danych, która precyzuje cel i zakres przetwarzania, obowiązki obu stron i procedury w przypadku naruszenia bezpieczeństwa. Umowę zawieramy standardowo na początku współpracy.

Ważny aspekt praktyczny: dane przechowywane na platformie online są bezpieczniejsze niż dokumenty papierowe. Papierowe faktury giną, ulegają zniszczeniu, są trudne do przeszukiwania. Archiwum cyfrowe jest przeszukiwalne, wielokrotnie zabezpieczone kopiami zapasowymi i dostępne z dowolnego miejsca.

Dokumenty przechowywane są przez cały okres wymagany przepisami podatkowymi – podstawowy wynosi kilka lat, ale może być dłuższy w przypadku szczególnych transakcji lub postępowań podatkowych. Po zakończeniu współpracy z biurem masz zapewniony dostęp do swoich dokumentów przez wymagany okres.

Cena usług księgowych jest uzależniona od kilku czynników i różni się istotnie między poszczególnymi firmami – dlatego nie podajemy jednej, stałej kwoty, ale ustalamy ją indywidualnie po zapoznaniu się z charakterystyką działalności.

Główne czynniki wpływające na cenę to: forma prawna i rodzaj ewidencji (PKPIR jest prostsza i tańsza niż pełne księgi rachunkowe wymagane np. w spółkach z o.o.), miesięczna liczba dokumentów (faktur, wyciągów bankowych, innych dokumentów finansowych), czy firma jest płatnikiem VAT (co generuje dodatkowe obowiązki sprawozdawcze), liczba zatrudnionych pracowników obsługiwanych przez kadry i płace, a także specyficzne potrzeby – np. rozliczenia z podmiotami zagranicznymi, JPK na żądanie, usługi dodatkowe.

Model wyceny jest transparentny: najpierw przeprowadzamy wstępną rozmowę, na podstawie której przygotowujemy konkretną propozycję cenową. Nie ma ukrytych kosztów ani opłat za czynności, które nie zostały wcześniej uwzględnione w umowie.

Warto porównywać ceny usług księgowych nie tylko przez pryzmat miesięcznego kosztu, ale też jakości i zakresu. Tania obsługa, która skutkuje błędami w rozliczeniach, zapłaconymi karami do Urzędu Skarbowego lub ZUS-u, czy przeoczonymi możliwościami optymalizacji podatkowej – kosztuje znacznie więcej niż różnica w abonamencie.

Dodatkową wartością naszej oferty jest to, że obsługa księgowa jest zintegrowana z doradztwem prawnym i podatkowym. Klienci mają dostęp do szerszego wsparcia niż w standardowym biurze rachunkowym, co jest szczególnie istotne przy dynamicznym rozwoju firmy.

Zmiana biura rachunkowego to jeden z powodów, dla którego wiele firm odkłada decyzję o przejściu na lepszą obsługę. W praktyce proces jest znacznie prostszy, niż się wydaje – i my aktywnie pomagamy w jego przeprowadzeniu.

Formalnie zmiana biura rachunkowego wymaga: wypowiedzenia umowy aktualnemu biuru (sprawdź termin wypowiedzenia zapisany w umowie – zazwyczaj miesiąc lub kwartał), odebrania dokumentów firmy (mogą to być dokumenty papierowe lub kopie cyfrowe), przekazania nam kompletu dokumentacji i historii rozliczeń.

Po stronie naszego biura pierwsze tygodnie współpracy to okres onboardingu: przejmujemy dokumentację, weryfikujemy stan rozliczeń z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, konfigurujemy dostęp do platformy SALDEO, ustalamy procedury obiegu dokumentów i preferencje komunikacji.

Ważna kwestia: przy zmianie biura warto przeprowadzić krótki audyt stanu rozliczeń – upewnić się, że wszystkie deklaracje zostały złożone, że nie ma otwartych postępowań podatkowych ani zaległości w ZUS-ie. Robimy to standardowo na początku współpracy, żeby obie strony wiedziały, od czego zaczynamy.

Optymalny moment zmiany biura rachunkowego to przełom roku – zaczynając od 1 stycznia, unikamy konieczności „dzielenia” roku podatkowego między dwa biura. Ale zmiana w trakcie roku też jest możliwa i nie powoduje żadnych problemów formalnoprawnych – po prostu wymaga precyzyjniejszego przekazania dokumentacji z okresu pracy poprzedniego biura.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej i ocenić, czy nasza oferta odpowiada potrzebom Twojej firmy, zacznij od bezpłatnej e-konsultacji.

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to format elektroniczny, w którym przedsiębiorcy przekazują dane o swoich transakcjach do Urzędu Skarbowego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników VAT – zarówno spółek, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych zarejestrowanych jako czynni płatnicy VAT.

Najpopularniejsza forma to JPK_V7 (łącząca ewidencję VAT z deklaracją VAT), składana miesięcznie lub kwartalnie. Plik zawiera szczegółowe dane o wystawionych i otrzymanych fakturach, co oznacza, że Urząd Skarbowy ma wgląd w transakcje firmy i może je weryfikować krzyżowo z danymi kontrahentów.

W ramach obsługi księgowej zajmujemy się kompleksowo: generowaniem pliku JPK na podstawie ewidencji prowadzonej w systemie, weryfikacją poprawności danych przed wysyłką (błędy w JPK mogą skutkować wezwaniami z Urzędu Skarbowego lub karami), terminowym przesyłaniem pliku do systemu Krajowej Administracji Skarbowej i archiwizowaniem potwierdzenia wysyłki.

Ważna kwestia, o której wiele biur nie informuje: Urząd Skarbowy na bieżąco analizuje pliki JPK pod kątem anomalii – niezgodności, luk, transakcji budzących wątpliwości. Im dokładniejsza i spójniejsza ewidencja, tym mniejsze ryzyko kontroli lub wezwania do wyjaśnień. Dlatego dbamy nie tylko o to, żeby plik JPK był złożony w terminie, ale też o to, żeby dane w nim zawarte były kompletne i spójne z pozostałą dokumentacją firmy.

W przypadku JPK na żądanie – składanego na żądanie organu podatkowego w toku kontroli lub czynności sprawdzających – przygotowujemy plik i wspieramy klienta w kontakcie z Urzędem Skarbowym.